Yrittäjä perustaa yrityksen aikeissaan saada hankkia itsellensä elanto ja ehkä vuoden päästä työllistää muutama työntekijä. Tässä vaiheessa ei tehdä suuria investointeja yrityksen ja asiakkaiden hallintaan liittyen, joten asiakkuudenhallinta työkaluna saa luvan toimia Microsoft Excel 2010, joka tuli 5 vuotta vanhan läppärin mukana.
Työpöydälle ilmestyy ”asiakkaat.xls”. Myöhemmin ehkä ”asiakkaat_uusi.xls ja ”asiakkaat_uudempi.xls” ja sitten ”asiakkaat_tarkastettu2015.xls”. Liikevaihdon kasvaessa tarve kunnollisille hallintatyökaluille kasvaa. Excelissä olevat solut eivät enää tahdo muotoutua tarpeeksi selkeiksi.
Ehkä yrittäjä sai rahoitusta liikeidealleen ja osti itsellensä aikanaan ohjelmiston, mutta ohjelmiston ylläpitäjä on lopettanut toimintansa eikä enää päivitä ohjelmistoa. Ennen pitkään ohjelmisto ikääntyy ja ei vastaa yrittäjän tarpeita. Uuden ohjelmiston ostaminen ja kaikkien tietojen siirtäminen kuulostaa työläältä urakalta ja sitä se myös usein on.
Onneksi tietoja voidaan monissa tapauksissa siirtää koneellisesti. Lähes aina työ on nopeampaa ja huomattavasti halvempaa kun se automatisoidaan.
Usein asiakkaiden kanssa keskustellessa nousee esiin ennakkokäsitys siitä että tietoja pitää alkaa siirtämään käsin. Jos kyse on verkkokaupan uusimisesta ja vanha kauppa sisältää satoja tuotteita, jotka on tarkoitus siirtää, niin saatetaan puhua yli kahden viikon urakasta ja todennäköisestä jännetuppitulehduksesta. Sama pätee esim. jäsen-/asiakasrekisteriin, joka on tehty taulukkolaskentaohjelmalla. Ohjelmaan on vuosien aikana kertynyt satoja rivejä tietoa jäsenistä tai asiakkaista. Irtautuminen taulukkolaskentatiedostoista on iso urakka ja lähes aina työ on nopeampaa ja huomattavasti halvempaa kun se automatisoidaan.
Kaikki sähköinen tieto on jossain määrin käsiteltävissä koneellisesti. Lähes kaikki verkkokaupat hyödyntävät tietokantoja, joihin on tallennettu excelin kaltaisiin ruudukkoihin kaikki tiedot tuotteista. Verkkokauppaohjelmisto lukee näitä ruudukkoja ja tulostaa ne verkkokaupan asiakkaalle nähtäväksi web-sivulla. Samaan kantaan voidaan myös tehdä ohjelmakoodi ja hakee kaikkien vanhojen tuotteiden tiedot, käsittelee niitä tarvittaessa ja tallentaa ne uuteen verkkokauppaan, helppoa ja nopeaa.
Excel tiedosto voidaan muuttaa csv-tiedostoksi (Comma Separated Values), joita on helppo käsitellä ohjelmakoodissa. Jäsentiedot siirtyvät uuteen järjestelmään vauhdilla. Höyryssä autamme kasvuvaiheessa olevia yrityksiä siirtymään alkeellisista järjestelmistä nykyaikaisiin ja kartotamme mahdollisuudet helpottaa tietojen siirtoa mahdollisimman pitkälle.
