Tietosuojakäytäntö

Tietosuojapolitiikka ja sivuston rekisteriseloste

Tietosuojapolitiikassa on määritelty henkilötietojen käsittelyn perusperiaatteet ja tietosuojan merkitys Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy:ssä. Tietosuojapolitiikka on ylin tietosuojaa ohjaava dokumentti organisaatiossa ja se on kaikkien organisaatiossa työskentelevien henkilöiden, sidosryhmien ja rekisteröityjen nähtävillä. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla lainsäädännön ja tietosuojapolitiikan mukaista.

Tavoitteet

Toteutamme tietosuojapolitiikkaa huomioiden sekä EU:n tietosuoja-asetuksen että muun lainsäädännön vaatimukset. Tietosuojapolitiikan avulla pyritään varmistamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät organisaatiossa työskentelevien henkilöiden, sidosryhmien ja rekisteröityjen oikeudet sekä rekisterinpitäjän oikeudet ja velvollisuudet. Höyryllä henkilötietojen käsittelyssä toteutetaan yksityiselämän suojaa ja edistetään hyvän tietojenkäsittelytavan noudattamista. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan seuraavia yleisiä periaatteita:

  • lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
  • käyttötarkoitussidonnaisuus
  • tietojen minimointi
  • täsmällisyys
  • säilytyksen rajoittaminen
  • eheys ja luottamuksellisuus

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja on ihmisen yksityiselämän suojaamista. Siihen kuuluu kunkin oikeus henkilötietoihinsa. Rekisteröidyn oikeuksien perusperiaatteena on henkilötietojen suojan takaaminen valtuudettomalta tai henkilöä vahingoittavalta tietojen käytöltä. Rekisterinpitäjänä tiedotamme avoimesti henkilötietojen käsittelystä ennen käsittelytoimien aloittamista. Rekisterinpitäjän oikeudet ja velvollisuudet

Toteutamme rekisteröidyn oikeudet. Lisäksi varmistamme, ettei henkilötietoja käsitellä ilman asianmukaista oikeusperustaa (esimerkiksi rekisteröidyn suostumus). Huolehdimme, että henkilötietoja käsitellään vain asianmukaisin edellytyksin ja että tämä huomioidaan myös uusia käsittelytapoja suunniteltaessa. Henkilötietojen käsittely on käyttötarkoitussidonnaista eli määrittelemme ennakkoon ne tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsitellään.

Toteutamme myös tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla voidaan varmistaa ja osoittaa, että käsittelyssä noudatetaan lainsäädäntöä. Näitä toimenpiteitä tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa.
Tekniset ja hallinnolliset ratkaisut tietojen suojaamiseen

Valitsemme riskien arvioinnin perusteella tekniset suojausratkaisut hallussamme olevien tietojen suojaamiseen ja olemme rakentaneet riskien arvioinnin mukaisesti hallintojärjestelmän valvomaan, ohjaamaan sekä toteuttamaan päivittäistä tietojen käsittelyä yrityksessämme. Varmistamme tietosuojapolitiikan mukaisen tietosuojatason suorittamalla auditointeja ja katselmuksia. Olemme nimenneet tietosuojavastaavan, joka johtaa ja toimeenpanee johdon hyväksymän tietosuojapolitiikan sekä hallituksen hyväksymät operatiiviset toimenpiteet. Lisäksi koulutamme työntekijöitämme tietosuoja-asioissa säännöllisesti. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo myös salassapitovelvollisuus.

Toiminta tietosuojan vaarantuessa

Jos tietosuojan epäillään tai havaitaan vaarantuneen, asia tutkitaan välittömästi. Lisäksi asiasta ilmoitetaan viipymättä rekisteröidylle, jonka tietosuoja on vaarantunut. Teemme myös ilmoituksen valvontaviranomaiselle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.


Henkilötietojen käsittelyohje

Digi- ja mainostoimisto Höyryn henkilötietojen käsittelyohjeen tarkoituksena on ohjata henkilötietojen käsittelyä, toteuttaa yksityiselämän suojaa ja edistää hyvän tietojenkäsittelytavan noudattamista.

Henkilötietojen käsittelyohje perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen, jota sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, joka on osittain tai kokonaan automaattista, sekä sellaisten henkilötietojen käsittelyyn muussa kuin automaattisessa muodossa, jotka muodostavat rekisterin osan tai joiden on tarkoitus muodostaa rekisterin osa.

Tässä ohjeessa annetaan Digi- ja mainostoimisto Höyryn henkilötietojen käsittelylle yhteiset määräykset. Henkilötietojen käsittelyohjeen hyväksyy Digi- ja mainostoimisto Höyryn yrittäjät/hallitus. Käsittelyohjeen päivittämisestä vastaa Digi- ja mainostoimisto Höyryn tietosuojavastaava.

Lataa henkilötietojen käsittelyohje kokonaisuudessaan


1. Rekisterinpitäjä

Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy

Yhteystiedot

Digi- ja mainostoimisto Höyry
Kansankatu 9
96100 Rovaniemi
+358 50 366 2726

Rekisteristä vastaava henkilö

Sami Halonen
Kansankatu 9
96100 Rovaniemi
+358 50 366 2726

2. Rekisteröidyt

  • Asiakkaat
  • Potentiaaliset asiakkaat

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietoja kerätään yhteydenottoa varten esimerkiksi Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy:n palveluiden myyntiin ja yrityksen markkinointiviestintään sekä asiakaspalautteiden käsittelyyn.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Yhteydenottolomakkeen tiedot eivät ole julkisia vaan ne kerätään ainoastaan Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy:n sisäisiä toimenpiteitä varten. Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot
  • Nimi
  • Yritys/yhteisö
  • Osoite
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Lisäksi pyydetään ilmoittamaan viestin aihe ja kiinnostuksen kohde
Asiakastiedot

Tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.

Tarkastusoikeus

Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan postiosoitteeseen: Digi- ja Mainostoimisto Höyry, Kansankatu 9, 96100 Rovaniemi

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Yhteydenottolomakkeen rekisteristä poistetaan rekisteröidyn tiedot, kun ne eivät enää ole tarpeen tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään viiden vuoden kuluttua yhteydenottoon liittyvän tarpeen päättymisestä. Käyttöoikeudet rekisteriin poistetaan, kun rekisterinpitäjä katsoo, että järjestelmän rekisterin käyttäjä ei enää tarvitse työtehtävään liittyvästä syystä pääsyoikeutta tai käyttöoikeutta rekisteritietoon.

Digi- ja mainostoimisto Höyry Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot myös, jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään asiakkaansuhteen syntyessä sekä rekisteripitäjän järjestelmistä palveluihin verkkolomakkeiden kautta. Lisäksi päivitetään viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistetaan tiedon ajantasaisuuden.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Digi- ja mainostoimisto Höyry:n ja sen toimipisteiden ulkopuolelle.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta taikka lähettämällä viestin osoitteeseen:
esimerkkimiest@esimerkki.fi

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Evästeet ja selailun seuranta

Keräämme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (“cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Sivustomme käyttää Google Analytics-palvelua.

Sivuillamme on myös linkkejä muihin sivustoihin ja palveluihin. Me emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.


Rekisteriseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 26.8.2019.